Como pesquisar dentro de um arquivo no Mac com Spotlight e Finder

Acontece com toda a gente. Sabes que escreveste uma carta, gravaste uma conta ou descarregaste uma receita. Lembras-te de uma frase, talvez um nome ou um número. Mas o arquivo é chamado algo como "Scan 0042" ou "Final copy 2", e percorrer pastas não te leva a lado nenhum.

Boas notícias: num Mac não precisas do nome do arquivo. Consegues pesquisar num arquivo, ou seja, as palavras dentro dele. Este guia mostra duas formas de o fazer manualmente, com Spotlight e com Finder. Depois mostra como pedir a Key para fazer a pesquisa por ti.

Antes de começares: escolhe palavras que é provável estarem no arquivo

A pesquisa por conteúdo funciona melhor com palavras específicas. "Fatura" aparece em centenas de arquivos. Um nome de empresa, uma rua, um nome de pessoa ou uma frase invulgar reduz as coisas rapidamente.

• Usa uma ou duas palavras distintivas, não uma frase inteira.
• Um número também pode funcionar bem, como um número de conta ou um valor.
• Se a primeira tentativa mostrar muito, adiciona mais uma palavra.

Pesquisa dentro de arquivos com Spotlight no Mac

Spotlight é a forma mais rápida. Está integrado em cada Mac, e a Apple descreve-o como uma forma de encontrar as tuas apps, arquivos, emails, mensagens e muito mais.

1. Pressiona Command + Espaço. A caixa de pesquisa de Spotlight aparece.
2. Escreve uma ou duas palavras que te lembras de dentro do documento. Os resultados aparecem enquanto escreves, com a melhor correspondência no topo.
3. Usa as teclas de seta para descer pela lista. Procura um documento nos resultados, não apenas uma pasta ou uma app.
4. Pressiona a barra de espaço num resultado para o pré-visualizar com Quick Look. Isto permite-te verificar o conteúdo sem abrir o arquivo.
5. Quando tiveres o certo, pressiona Return para o abrir.

Se quiseres saber onde está o arquivo

Às vezes não queres apenas ler o arquivo. Queres saber em que pasta está, para que o possas mover ou anexar a um email.

1. Abre Spotlight com Command + Espaço e pesquisa como antes.
2. Seleciona o resultado que queres.
3. Mantém premida a tecla Command. A localização do arquivo é mostrada, e pressionar Return enquanto a manténs premida abre a pasta no Finder.

Pesquisa dentro de arquivos com Finder

Finder dá-te uma janela maior e uma lista mais longa. Isto ajuda quando Spotlight mostra demasiados resultados de uma vez, ou quando queres procurar apenas numa certa pasta.

1. Clica no ícone do Finder na Dock (a cara azul sorridente) para abrir uma janela do Finder.
2. Clica na caixa de pesquisa no canto superior direito da janela, ou pressiona Command + F.
3. Escreve as palavras que te lembras de dentro do documento.
4. Sob a caixa de pesquisa, podes ver uma escolha entre pesquisar por nome de arquivo e pesquisar por conteúdo. Escolhe a que menciona conteúdo, para que Finder procure dentro dos arquivos e não apenas nos seus nomes.
5. Usa a barra que aparece sob a barra de ferramentas para escolher onde procurar: todo o teu Mac, ou apenas a pasta em que estavas. Uma área menor significa menos resultados.
6. Clica duas vezes num resultado para o abrir.

Os menus e a linguagem mudam um pouco entre versões de macOS, portanto o que vês pode não corresponder exatamente. A ideia fica igual: escreve as tuas palavras, certifica-te de que a pesquisa abrange o conteúdo, e escolhe a área para pesquisar.

Torna a lista mais curta

• Adiciona uma segunda palavra que também te lembras.
• Limita a pesquisa a uma pasta como Documentos ou Transferências.
• Ordena os resultados por data, se te lembrares aproximadamente de quando tiveste o arquivo pela última vez.

Quando o arquivo não aparece

Não te preocupes se a primeira pesquisa não der resultados. Algumas poucas coisas simples geralmente explicam-no.

• As palavras são soletradas de forma diferente. Tenta outra soletração, ou uma parte mais curta da palavra.
• O arquivo é uma digitalização ou uma foto. Se uma página foi digitalizada como uma imagem, as palavras fazem parte da imagem e podem não ser pesquisáveis como texto.
• O arquivo é completamente novo. Dá um minuto ao teu Mac e depois tenta novamente.
• O arquivo está numa localização que Spotlight ignora. Podes verificar o que Spotlight procura em Definições do Sistema › Spotlight.

Pede a Key para encontrá-lo por ti

Se preferires não clicares através dos resultados um a um, podes simplesmente dizer o que te lembras. Key é um assistente gratuito para Mac e Windows. Encontra arquivos pelo que está dentro deles, não apenas pelo nome, e lê o documento para se certificar de que encontrou o correto. Se dois arquivos corresponderem, pergunta qual é que quiseste dizer.

Podes falar com Key ou escrever para ele. Ambos fazem a mesma coisa, e meia frase é suficiente. Podes dizer "Encontra a conta de eletricidade de março e coloca-a no meu Secretária", ou apenas "Encontra a minha conta de março".

KeyVoz

Encontra a carta que menciona o apartamento Harbor Street

pesquisou os teus arquivos por Harbor Streetleu as cartas correspondentesabriu a correta

Encontrei a carta sobre o apartamento Harbor Street e abri-a para ti.

Verificado: o documento aberto menciona Harbor Street no seu primeiro parágrafo.

Enquanto Key trabalha, um pequeno painel mostra o que está a fazer, e podes pará-lo em qualquer momento. Quando termina, lê o resultado antes de te dizer, para que saibas que realmente encontrou o arquivo. Se mover um arquivo por ti, nada é eliminado para sempre. Qualquer coisa que Key remove vai para o Lixo.

Key funciona em qualquer Mac com macOS 11 Big Sur ou mais recente, Intel ou Apple Silicon, e é gratuito para descarregar. Para ver como funciona nas tuas apps do dia a dia, lê Um assistente de IA para o teu Mac que funciona nas tuas apps reais. Para o mesmo trabalho tanto em Windows como no Mac, consulta Como encontrar um arquivo pelo que está dentro dele, em Windows e Mac.

Um rápido resumo

• Pressiona Command + Espaço e escreve palavras de dentro do arquivo.
• Pressiona a barra de espaço num resultado para o pré-visualizar, Return para o abrir.
• Mantém Command premido num resultado para veres onde está armazenado.
• No Finder, pressiona Command + F, escolhe uma pesquisa de conteúdo, e escolhe a pasta para procurar.
• Ou diz a Key o que te lembras, e deixa-a encontrar e verificar o arquivo.

Da próxima vez que um arquivo se esconda atrás de um nome estranho, não precisarás de adivinhar. As palavras que te lembras são suficientes.

Guia relacionado: Como encontrar um arquivo quando só te lembras de parte do seu nome

Guia relacionado: Como encontrar um arquivo pela data em que trabalhaste nele pela última vez

Guia relacionado: Como encontrar todas as fotos ou todos os documentos do Word no teu computador