Come cercare dentro un file su Mac con Spotlight e Finder

Succede a tutti. Sai di aver scritto una lettera, salvato una fattura o scaricato una ricetta. Ricordi una frase da essa, magari un nome o un numero. Ma il file si chiama qualcosa come "Scan 0042" o "Final copy 2", e scorrere le cartelle non ti porta da nessuna parte.

Buone notizie: su un Mac non hai bisogno del nome del file. Puoi cercare dentro un file, cioè le parole al suo interno. Questa guida mostra due modi per farlo manualmente, con Spotlight e con Finder. Poi mostra come chiedere a Key di fare la ricerca per te.

Prima di iniziare: scegli parole che probabilmente sono nel file

La ricerca per contenuto funziona meglio con parole specifiche. "Fattura" appare in centinaia di file. Un nome di azienda, una via, il nome di una persona o una frase insolita restringono velocemente i risultati.

• Usa una o due parole distintive, non una frase intera.
• Un numero può funzionare bene anche, come un numero di conto o un importo.
• Se il primo tentativo mostra troppi risultati, aggiungi un'altra parola.

Cercare dentro i file con Spotlight su Mac

Spotlight è il modo più veloce. È integrato in ogni Mac, e Apple lo descrive come un modo per trovare le tue app, file, email, messaggi e altro.

1. Premi Command + barra spaziatrice. Appare la casella di ricerca di Spotlight.
2. Digita una o due parole che ricordi dall'interno del documento. I risultati appaiono mentre digiti, con la corrispondenza migliore in alto.
3. Usa i tasti freccia per scorrere l'elenco. Cerca un documento nei risultati, non solo una cartella o un'app.
4. Premi barra spaziatrice su un risultato per visualizzarlo in anteprima con Anteprima rapida. Questo ti consente di controllare il contenuto senza aprire il file.
5. Quando hai trovato quello giusto, premi Invio per aprirlo.

Se vuoi sapere dove si trova il file

A volte non vuoi solo leggere il file. Vuoi sapere in quale cartella si trova, così puoi spostarlo o allegarlo a un'email.

1. Apri Spotlight con Command + barra spaziatrice e cerca come prima.
2. Seleziona il risultato che desideri.
3. Tieni premuto il tasto Command. La posizione del file è mostrata, e premere Invio mentre lo tieni premuto apre la cartella in Finder.

Cercare dentro i file con Finder

Finder ti offre una finestra più grande e un elenco più lungo. Questo aiuta quando Spotlight mostra troppi risultati contemporaneamente, o quando vuoi cercare solo in una cartella specifica.

1. Fai clic sull'icona Finder nel Dock (la faccia blu sorridente) per aprire una finestra di Finder.
2. Fai clic nella casella di ricerca in alto a destra della finestra, o premi Command + F.
3. Digita le parole che ricordi dall'interno del documento.
4. Sotto la casella di ricerca, potresti vedere una scelta tra la ricerca per nome file e la ricerca per contenuto. Scegli quella che menziona il contenuto, così Finder guarda dentro i file e non solo i loro nomi.
5. Usa la barra che appare sotto la barra degli strumenti per scegliere dove cercare: il tuo intero Mac, o solo la cartella in cui eri. Un'area più piccola significa meno risultati.
6. Fai doppio clic su un risultato per aprirlo.

I menu e la formulazione cambiano un po' tra le versioni di macOS, quindi quello che vedi potrebbe non corrispondere esattamente. L'idea rimane la stessa: digita le tue parole, assicurati che la ricerca copra i contenuti, e scegli l'area da cercare.

Accorcia l'elenco

• Aggiungi una seconda parola che ricordi anche.
• Limita la ricerca a una cartella come Documenti o Download.
• Ordina i risultati per data, se ricordi approssimativamente quando hai avuto il file l'ultima volta.

Quando il file non appare

Non preoccuparti se la prima ricerca non dà risultati. Alcuni semplici fattori di solito lo spiegano.

• Le parole sono scritte diversamente. Prova un'altra ortografia, o una parte più corta della parola.
• Il file è una scansione o una foto. Se una pagina è stata scansionata come immagine, le parole fanno parte dell'immagine e potrebbe non essere ricercabile come testo.
• Il file è nuovo di zecca. Dai al tuo Mac un minuto, poi prova di nuovo.
• Il file si trova in un luogo che Spotlight salta. Puoi verificare cosa cerca Spotlight in Impostazioni di Sistema › Spotlight.

Chiedi a Key di trovarla per te

Se preferisci non fare clic su ogni risultato uno per uno, puoi semplicemente dire quello che ricordi. Key è un assistente gratuito per Mac e Windows. Trova file per quello che contengono, non solo per il nome, e legge il documento per assicurarsi di aver trovato quello giusto. Se due file corrispondono, chiede quale intendevi.

Puoi parlare a Key o scrivere. Entrambi fanno la stessa cosa, e mezza frase è sufficiente. Potresti dire "Trova la bolletta dell'elettricità di marzo e mettila sulla mia Scrivania", o semplicemente "Trova la mia bolletta di marzo".

KeyVoce

Trova la lettera che menziona l'appartamento di Harbor Street

ho cercato nei tuoi file Harbor Streetho letto le lettere corrispondentiho aperto quella giusta

Ho trovato la lettera sull'appartamento di Harbor Street e l'ho aperta per te.

Verificato: il documento aperto nomina Harbor Street nel suo primo paragrafo.

Mentre Key funziona, un piccolo pannello mostra quello che sta facendo, e puoi fermarlo in qualsiasi momento. Quando finisce, legge il risultato prima di dirtelo, così sai che ha davvero trovato il file. Se sposta un file per te, niente è eliminato per sempre. Tutto quello che Key rimuove va nel Cestino.

Key funziona su qualsiasi Mac con macOS 11 Big Sur o versione successiva, Intel o Apple Silicon, ed è gratuito da scaricare. Per vedere come funziona nelle tue app quotidiane, leggi Un assistente AI per il tuo Mac che funziona nelle tue app reali. Per lo stesso lavoro sia su Windows che su Mac, vedi Come trovare un file per quello che contiene, su Windows e Mac.

Un rapido riepilogo

• Premi Command + barra spaziatrice e digita parole dall'interno del file.
• Premi barra spaziatrice su un risultato per visualizzarlo in anteprima, Invio per aprirlo.
• Tieni premuto Command su un risultato per vedere dove è archiviato.
• In Finder, premi Command + F, scegli una ricerca per contenuto, e scegli la cartella in cui cercare.
• O dì a Key quello che ricordi, e lascia che trovi e controlli il file.

La prossima volta che un file si nasconde dietro un nome strano, non avrai bisogno di indovinare. Le parole che ricordi sono sufficienti.

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