Cómo buscar dentro de un archivo en Mac con Spotlight y Finder

Le pasa a todos. Sabes que escribiste una carta, guardaste una factura o descargaste una receta. Recuerdas una frase de ella, quizás un nombre o un número. Pero el archivo se llama algo como "Scan 0042" o "Final copy 2", y desplazarse por carpetas no te lleva a ninguna parte.

Buenas noticias: en una Mac no necesitas el nombre del archivo. Puedes buscar en un archivo, es decir, las palabras que contiene. Esta guía muestra dos formas de hacerlo manualmente, con Spotlight y con Finder. Luego muestra cómo pedirle a Key que haga la búsqueda por ti.

Antes de empezar: elige palabras que probablemente estén en el archivo

La búsqueda por contenido funciona mejor con palabras específicas. "Invoice" aparece en cientos de archivos. Un nombre de empresa, una calle, el nombre de una persona o una frase inusual reduce rápidamente las opciones.

• Usa una o dos palabras distintivas, no una oración completa.
• Un número también puede funcionar bien, como un número de cuenta o una cantidad.
• Si el primer intento muestra demasiados resultados, añade una palabra más.

Busca dentro de archivos con Spotlight en Mac

Spotlight es la forma más rápida. Está integrado en cada Mac, y Apple lo describe como una forma de encontrar tus aplicaciones, archivos, correos electrónicos, mensajes y más.

1. Presiona Comando + Barra espaciadora. Aparece la caja de búsqueda de Spotlight.
2. Escribe una o dos palabras que recuerdes del interior del documento. Los resultados aparecen mientras escribes, con la mejor coincidencia en la parte superior.
3. Usa las teclas de flecha para moverte hacia abajo en la lista. Busca un documento en los resultados, no solo una carpeta o una aplicación.
4. Presiona Barra espaciadora en un resultado para obtener una vista previa con Quick Look. Esto te permite comprobar el contenido sin abrir el archivo.
5. Cuando tengas el correcto, presiona Intro para abrirlo.

Si quieres saber dónde está el archivo

A veces no solo quieres leer el archivo. Quieres saber en qué carpeta está, para que puedas moverlo o adjuntarlo a un correo.

1. Abre Spotlight con Comando + Barra espaciadora y busca como antes.
2. Selecciona el resultado que deseas.
3. Mantén presionada la tecla Comando. Se muestra la ubicación del archivo y presionar Intro mientras la mantienes presionada abre la carpeta en Finder.

Busca dentro de archivos con Finder

Finder te da una ventana más grande y una lista más larga. Esto ayuda cuando Spotlight muestra demasiados resultados a la vez, o cuando quieres buscar solo en una carpeta específica.

1. Haz clic en el icono de Finder en el Dock (la cara azul sonriente) para abrir una ventana de Finder.
2. Haz clic en la caja de búsqueda en la esquina superior derecha de la ventana, o presiona Comando + F.
3. Escribe las palabras que recuerdes del interior del documento.
4. Bajo la caja de búsqueda, puede que veas una opción entre buscar por nombre de archivo y buscar por contenido. Elige la que menciona contenido, para que Finder busque dentro de los archivos y no solo en sus nombres.
5. Usa la barra que aparece bajo la barra de herramientas para elegir dónde buscar: todo tu Mac, o solo la carpeta en la que estabas. Un área más pequeña significa menos resultados.
6. Haz doble clic en un resultado para abrirlo.

Los menús y las palabras cambian un poco entre versiones de macOS, así que lo que veas puede no coincidir palabra por palabra. La idea sigue siendo la misma: escribe tus palabras, asegúrate de que la búsqueda cubra contenido, y elige el área a buscar.

Acorta la lista

• Añade una segunda palabra que también recuerdes.
• Limita la búsqueda a una carpeta como Documentos o Descargas.
• Ordena los resultados por fecha, si recuerdas aproximadamente cuándo tuviste el archivo por última vez.

Cuando el archivo no aparece

No te preocupes si la primera búsqueda no devuelve resultados. Algunas cosas simples suelen explicarlo.

• Las palabras están escritas de forma diferente. Intenta otra ortografía, o una parte más corta de la palabra.
• El archivo es un escaneo o una foto. Si una página se escaneó como una imagen, las palabras son parte de la imagen y es posible que no se puedan buscar como texto.
• El archivo es completamente nuevo. Dale a tu Mac un minuto, luego intenta de nuevo.
• El archivo está en un lugar que Spotlight omite. Puedes comprobar qué busca Spotlight en Ajustes del Sistema › Spotlight.

Pídele a Key que lo encuentre por ti

Si prefieres no hacer clic en los resultados uno por uno, puedes simplemente decir lo que recuerdas. Key es un asistente gratuito para Mac y Windows. Encuentra archivos por lo que contienen, no solo por el nombre, y lee el documento para asegurarse de que encontró el correcto. Si dos archivos coinciden, te pregunta cuál quisiste decir.

Puedes hablar con Key o escribirle. Ambos hacen lo mismo, y media oración es suficiente. Podrías decir "Encuentra la factura de electricidad de marzo y ponla en mi Escritorio", o simplemente "Encuentra mi factura de marzo".

KeyVoz

Encuentra la carta que menciona el apartamento de Harbor Street

buscó tus archivos por Harbor Streetleyó las cartas coincidentesabrió la correcta

Encontré la carta sobre el apartamento de Harbor Street y la abrí por ti.

Verificado: el documento abierto menciona Harbor Street en su primer párrafo.

Mientras Key trabaja, un pequeño panel muestra lo que está haciendo, y puedes detenerlo en cualquier momento. Cuando termina, lee el resultado antes de decirte, para que sepas que realmente encontró el archivo. Si mueve un archivo por ti, nada se elimina permanentemente. Cualquier cosa que Key elimine va a la Papelera.

Key funciona en cualquier Mac con macOS 11 Big Sur o más reciente, Intel o Apple Silicon, y es gratis para descargar. Para ver cómo funciona en tus aplicaciones cotidianas, lee Un asistente de IA para tu Mac que funciona en tus aplicaciones reales. Para hacer el mismo trabajo en Windows y Mac, consulta Cómo encontrar un archivo por lo que contiene, en Windows y Mac.

Un resumen rápido

• Presiona Comando + Barra espaciadora y escribe palabras del interior del archivo.
• Presiona Barra espaciadora en un resultado para obtener una vista previa, Intro para abrirlo.
• Mantén Comando presionada en un resultado para ver dónde está almacenado.
• En Finder, presiona Comando + F, elige una búsqueda de contenido, y selecciona la carpeta en la que buscar.
• O cuéntale a Key lo que recuerdas, y deja que encuentre y compruebe el archivo.

La próxima vez que un archivo se oculte detrás de un nombre extraño, no necesitarás adivinar. Las palabras que recuerdes son suficientes.

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